De eisen aan Content Management in de cloud zijn eigenlijk heel simpel. Het moet snel, eenvoudig en kosteneffectief zijn. De cloud zal het toepassen van Content Management waarschijnlijk volledig gaan veranderen.
Het zou ideaal zijn als een gebruiker bij al zijn gegevens kan vanaf een willekeurig apparaat. Als hij bijvoorbeeld een document begint te lezen op een tablet en later zijn smartphone pakt, dan moet hij eenvoudig hetzelfde bestand kunnen openen en doorgaan met lezen waar hij was gebleven.
Het is een mooi streven waar we langzaam naar op weg zijn, maar eerst moeten we wel nog een aantal hindernissen overwinnen. Zo is er enorm veel opslagruimte nodig zijn om alle gegevens online op te slaan, volgens de laatste schatting zullen we omstreeks 2020 ongeveer 35 zettabytes aan informatie hebben. Er moet dus veel meer opslagruimte beschikbaar zijn, mede omdat de totale hoeveelheid gegevens exponentieel groeit.
Een ander probleem is de beveiliging van de gegevens. Het beveiligen van vertrouwelijke documenten is erg belangrijk en het is belangrijk dat de gebruiker zich hier niet druk om hoeft te maken. De gemiddelde medewerker van een bedrijf moet eenvoudig bij de juiste documenten kunnen en het moet makkelijk zijn om aan te geven wie toegang heeft tot een bepaalde document. Firewalls, andere beveiligingsmechanismen die het voor de gebruiker nodeloos ingewikkeld maken moeten dus achterwege worden gelaten.
Daarnaast is het ook belangrijk dat gebruikers het systeem willen gebruiken en geen gebruik meer maken van alternatieve manieren om bestanden te verzenden en eventueel kopiëren, zoals email. Doordat bestanden nog maar op 1 plek te vinden zijn zal het beveiligen van de bestanden een stuk eenvoudiger worden.
Als deze hindernissen zijn overwonnen en er goede regels zijn opgesteld, dan is het beheer van content binnen de cloud een stuk eenvoudiger. Hierdoor krijgen medewerkers en IT’ers een stuk meer tijd en vrijheid. Ze kunnen overal werken en direct bestanden delen vanaf iedere locatie. Doordat het beheer van content eenvoudiger is geworden, kunnen Content Management professionals zich bovendien richten op andere taken, zoals het halen van waarde uit de opgeslagen gegevens.
