Het zou ideaal zijn als een gebruiker bij al zijn gegevens kan vanaf een willekeurig apparaat. Als hij bijvoorbeeld een document begint te lezen op een tablet en later zijn smartphone pakt, dan moet hij eenvoudig hetzelfde bestand kunnen openen en doorgaan met lezen waar hij was gebleven.

Het is een mooi streven waar we langzaam naar op weg zijn, maar eerst moeten we wel nog een aantal hindernissen overwinnen. Zo is er enorm veel opslagruimte nodig zijn om alle gegevens online op te slaan, volgens de laatste schatting zullen we omstreeks 2020 ongeveer 35 zettabytes aan informatie hebben. Er moet dus veel meer opslagruimte beschikbaar zijn, mede omdat de totale hoeveelheid gegevens exponentieel groeit.

Een ander probleem is de beveiliging van de gegevens. Het beveiligen van vertrouwelijke documenten is erg belangrijk en het is belangrijk dat de gebruiker zich hier niet druk om hoeft te maken. De gemiddelde medewerker van een bedrijf moet eenvoudig bij de juiste documenten kunnen en het moet makkelijk zijn om aan te geven wie toegang heeft tot een bepaalde document. Firewalls, andere beveiligingsmechanismen die het voor de gebruiker nodeloos ingewikkeld maken moeten dus achterwege worden gelaten.

Daarnaast is het ook belangrijk dat gebruikers het systeem willen gebruiken en geen gebruik meer maken van alternatieve manieren om bestanden te verzenden en eventueel kopiëren, zoals email. Doordat bestanden nog maar op 1 plek te vinden zijn zal het beveiligen van de bestanden een stuk eenvoudiger worden.

Als deze hindernissen zijn overwonnen en er goede regels zijn opgesteld, dan is het beheer van content binnen de cloud een stuk eenvoudiger. Hierdoor krijgen medewerkers en IT’ers een stuk meer tijd en vrijheid. Ze kunnen overal werken en direct bestanden delen vanaf iedere locatie. Doordat het beheer van content eenvoudiger is geworden, kunnen Content Management professionals zich bovendien richten op andere taken, zoals het halen van waarde uit de opgeslagen gegevens.

Veel bedrijven in Nederland hebben een website of zelfs gehele netwerken die niet veilig zijn en waar interne gegeven en/of gegevens van klanten niet veilig zijn. Het is natuurlijk onmogelijk om een waterdichte beveiliging te hebben en je zou in principe altijd door experts kunnen worden gehackt, maar uit onderzoek blijkt dat dit soort hacks vrijwel nooit voorkomen.

Uit verschillende onderzoeken van zowel Microsoft als Verizon blijkt dat hacks in slechts een zeer aantal gevallen worden veroorzaakt door exploits die pas net bekend zijn of door exploits die zelfs nog helemaal niet ontdekt zijn. In de meeste gevallen zijn een slecht geprogrammeerde website, malware of social engineering de oorzaak van een lek.

Het hebben van een goed plan in geval van een lek is erg belangrijk. Beide onderzoeken geven aan dat er vaak dagen tussen het ontdekken van een lek en het dichten ervan zit. Het vinden van het lek duurt vaak zelfs nog langer. In ongeveer driekwart van de gevallen duurt het enkele weken tot enkele maanden voordat een lek wordt ontdekt.

Het snel vinden en dichten van een lek is natuurlijk erg belangrijk, zodat er zo min mogelijk gegevens verloren gaan. Er is speciale software die kan helpen bij het opsporen van lekken en het als er een lek wordt gevonden dan moet er direct tot actie worden overgegaan om de situatie niet uit de hand te laten lopen. Als er veel gegevens verloren gaan dan kan dit een kostbare zaak zijn en het zal de reputatie van het bedrijf beschadigen.

Je hebt als bedrijf bovendien de mogelijkheid om pentesters in te huren, deze kunnen testen of uw bedrijfsnetwerk en website veilig zijn. Ze kunnen hier zelfs via social engineering proberen om toegang te krijgen tot het netwerk.

ING heeft uitgebreid research gedaan naar de geschikte oplossing en het was voor het bedrijf duidelijk dat GX Webmaster de ideale oplossing was. Het pakket stelt ING in staat om kosten te besparen en zaken sneller te kunnen publiceren op de websites. ING wil daarnaast ook starten met het gebruik van een nieuw backoffice systeem en dit koppelen aan het systeem van GX Software.

De vernieuwing van het CMS heeft niet alleen geleid tot kostenbesparing en het sneller publiceren van gegevens, maar het systeem biedt ook meer opties en kan bovendien sneller en efficiënter zoeken. Gebruikers kunnen dankzij het nieuwe CMS pakket sneller zoeken en het is eenvoudiger geworden om geavanceerde zoekopdrachten in te voeren.

Het systeem van GX heeft ook het voordeel dat het erg open en flexibel is en eenvoudig kan worden uitgebreid. ING kan in de toekomst uitbereidingen voor het systeem kopen of implementeren en zo de functionaliteit van het gehele CMS verbeteren. Het systeem geeft ING een snellere responstijd op trends en wensen van klanten.